Quando o assunto é administrar um condomínio é claro que devemos estar atentos a alguns pontos chaves para que o empreendimento tenha pleno funcionamento.
Portanto, separamos os principais pilares para uma Gestão e Administração de Patrimônios e Condomínios de excelência. Confira abaixo:
1. Assessoria Técnica
A assessoria técnica consiste em realizar um verdadeiro checkup das áreas comuns, ou seja, é realizado um mapeamento completo do estado de conservação.
Além disso, busca realizar uma formação de cartilha de manutenção, agenda completa das rotinas periódicas via web, com manutenções, contratação e renovação de seguros, laudos realizados, cumprimento das normas regulamentadoras e atendimento técnico.
2. Gestão de Arquivos e Documento
Independente do porte do condomínio as suas responsabilidades geram muitos documentos. Por isso, a empresa Administradora tem como função oferecer soluções para organizar e armazenar de forma correta esses documentos em arquivos.
Pois, como sabemos os diferentes documentos gerados pelos condomínios tem prazos para serem armazenados de acordo com as normas nacionais.
3. Prestação de Contas
Este pilar é o mais importante dentro da Gestão Condominial e por lei a administradora deve prestar contas ao síndico.
Portanto, dentro desta responsabilidade a administradora tem as seguintes tarefas, por exemplo: apresentar saldo em conta corrente; atualização de inadimplentes; lista de adimplentes; contas a pagar e a receber; balancetes, orçamentos e relatórios financeiros; entre outras.
4. Gestão Financeira
Dentro deste pilar há algumas responsabilidades para trazer maior agilidade e segurança no processo. Confira abaixo:
- Auditoria financeira;
- Planejamento orçamentário por período;
- Recebimento de cobrança escritural;
- Sistema de pagamento de contas automatizado que permite rastreabilidade em todas as etapas da operação;
- Fechamento e apresentação de balancetes dentro do prazo legal;
- Relatórios financeiros e orçamentários;
- Analise de contratos de serviços periódicos, por exemplo: seguros, manutenção em geral e mais.
5. Atendimento Personalizado e Assembleias
A administradora deve oferecer visitas periódicas ao condomínio para facilitar as tarefas corriqueiras do sindico. Dessa forma, ele tem como objetivo as seguintes responsabilidades, confira abaixo:
- Redação e registro das atas em cartório sempre que necessário;
- Emissão de editais de convocação de acordo com o Código Civil e convenção condominial, assim como emissão de multas e advertências;
- Cadastramento de proprietários e inquilinos para envio de correspondência e comunicados, necessário em caso de alugueis, uma vez que as responsabilidades de inquilino e proprietário são distintas;
6. Jurídico e Gestão de Inadimplência
É de responsabilidade da administradora garantir a redução de inadimplência do condomínio. Dessa forma, deve oferecer um sistema de cobrança amigavelmente e através de cobrança judicial.
Portanto, ela assegura os seguintes serviços:
- Atendimento relacionado a natureza jurídica como esclarecimentos sobre a legislação e dúvidas, dando suporte nas propostas de acordo extrajudiciais e cobrança das unidades inadimplentes;
- Assessoria da defesa de quaisquer eventuais ações judiciais movidas perante o condomínio;
- Análise de contratos de prestações de serviços e variações.
7. Gestão de Recursos Humanos
Com a atual legislação, devem ser obedecidas as rotinas de departamento de pessoal, mensalmente, para cada funcionário.
Portanto, este tema não pode ser tratado de forma superficial. Pois, problemas nesta área podem causar, por exemplo: dívidas no recolhimento de guias e pagamento de tributos. Esta é uma falha de pode gerar ações trabalhistas que colocam o condomínio em situações de difícil solução.
Em suma, uma Administradora de Condomínios e Patrimônios deve oferecer estes pilares em seu escopo, funcionando alinhado ao síndico para garantir a devida funcionalidade do condomínio.
Para orientar, organizar e otimizar vida em condomínios, conte conosco!